Open Library

Damit die erforderliche Technik rechtzeitig zur Verfügung steht, gilt es, zeitnah die Vergabestelle über die anstehende Ausschreibung zu informieren. Für die Ausschreibung selbst ist eine Leistungsvereinbarung notwendig. Dafür sollten alle Anforderungen an die Software, die die Open Library steuert, bekannt sein. Hier hilft es, im Vorfeld eine Markterkundung durchzuführen bzw. sich mit Verantwortlichen anderer, schon im Einsatz befindlicher Open Libraries, zu ihren Erfahrungen auszutauschen.

Mit diesen Vorüberlegungen einher geht die Frage nach den von verschiedenen Gremien benötigten Informationen und Unterlagen. Die Erstellung der Unterlagen kann sich mitunter als sehr zeitintensiv herausstellen. Auch hier lohnt sich daher, zu Projektbeginn mit dem Facility Management, der Abteilung für Datenschutz, dem Personalrat, dem*r Brandschutzbeauftragten und ggf. dem Denkmalschutz in Kontakt zu treten. Befindet sich die zukünftige Open Library in einem vermieteten Gebäude, dann sollte auch der*die Eigentümer*in des Gebäudes hinzugezogen werden. Sind im gleichen Gebäude weitere Mieter*innen, so sollte auch hier frühzeitig das gemeinsame Gespräch gesucht werden.

All diese Gespräche brauchen Zeit. Planen Sie daher am Anfang genügend Zeit dafür ein.

Was ist das Ziel Ihrer Open Library? Warum wollen Sie unbedingt eine Open Library einrichten? Was ist die dahinterliegende Vision, was die Mission? Es lohnt sich, Zeit in die Formulierung der Ziele zu stecken.

Mit der Vision wird das „Warum“ der Open Library beschrieben:

„Mit unserer Open Library möchten wir ein Ort der Zusammenkunft der Stadtgesellschaft werden.“

Die Mission wiederum fragt nach dem „Wie“:

„Dazu arbeiten wir mit den unterschiedlichen Akteurinnen und Akteuren kooperativ zusammen und wirken darüber hinaus aktiv an einer Vernetzung dieser Gruppen untereinander mit.“

Beides hilft in zweifacher Hinsicht: Einmal Ihrem Bibliotheksteam, da es weiß, wohin die Reise mit der Bibliothek gehen soll, dann Ihren Kooperationspartner*innen da diese nun wissen, was sie von einer Partnerschaft erwarten können.

In einem nächsten Schritt gilt es auf dieser Grundlage SMARTE Maßnahmen zur Umsetzung zu entwickeln. D.h. Schritte, die spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sind, z.B.:

• Dazu führen wir jährlich im Herbst einen Markt der Möglichkeiten durch, um eine Vernetzung anzuregen und uns und unser Wirken besser vorzustellen.
• Wir posten jeden Monat eine „Erfolgsstory“ einer Kooperation auf Instagram.
• Bei halbjährlich stattfindenden Treffen zum Thema Kooperation stehen wir für alle Fragen rund um das Thema zur Verfügung. Wir laden bewusst jeweils auch drei neue Institutionen ein, mit denen wir bisher noch keine Berührungspunkte haben.

Die Formulierung dieser Maßnahmen hat für Sie den Vorteil, dass Ihre bis dahin vielleicht sehr abstrakt wirkende Strategie nun begreifbar wird. Das Herunterbrechen auf smarte, kleinere Ziele hilft zudem bei der Umsetzung und bei der Überprüfung der Wirksamkeit. Mehr zum Thema Management findet sich in dem Kompendium „Erfolgreiches Management für Bibliotheken und Informationseinrichtungen“.

Wie bereits beschrieben lohnt es sich, vorab einige Zeit in die Planung zu investieren.

Setzen Sie sich daher vor Beginn der Umsetzung gemeinsam im Team zusammen, um mögliche Arbeitspakete und deren Abhängigkeiten voneinander, zu identifizieren.

Nachfolgend der Projektstrukturplan einer technik-unterstützten Open Library, der grob alle Arbeitspakete, die bisher identifiziert wurden, aufzeigt:

Der Plan kann hier nochmals besser eingesehen werden.

Nicht alle Arbeitspakete können an dieser Stelle behandelt werden, daher sei auf das Quellen- und Literaturverzeichnis verwiesen.

Der Projektstrukturplan zeigt zwar auf übersichtliche Art und Weise alle Arbeitspakete, bringt sie aber noch nicht in eine logische Abfolge. Das wiederum ist durch ein Gantt-Diagramm möglich. Der zuvor erstellte Projektstrukturplan kann in ein Gantt-Diagramm übertragen werden. Hier können auch Abhängigkeiten der Arbeitspakete festgehalten werden: 

Das Diagramm kann ebenfalls hier genauer eingesehen werden.

Es müssen nicht alle Aufgaben genauso und in dieser Umsetzungslänge auf eine Bibliothek zukommen. Das Diagramm dient lediglich zur Anschauung möglicher Arbeitspakete und deren Abhängigkeiten.

Die Kommunikation in einem Projekt findet in zwei Richtungen statt: Es gibt die interne Projektkommunikation mit dem Projektteam und es gibt die extern Projektkommunikation mit den Stakeholdern. Stakeholder sind entweder aktiv am Projekt beteiligt oder davon betroffen und werden durch das Projektergebnis beeinflusst oder können selbst Einfluss ausüben.

In einem Treffen der Community of Practice „Open Libraries“ wurden von den Teilnehmenden die folgenden Stakeholder identifiziert:

Die Abbildung kann hier im Original eingesehen werden.

Die Übersicht macht deutlich, dass eine Vielzahl von Stakeholder zu involvieren sind. Aber wie gelingt dies am besten?

Es gilt die identifizierten Stakeholder zunächst nach ihrem Interesse und ihrem Einfluss zu unterteilen:

Beim Blick auf die Einteilung fällt die Heterogenität der Stakeholder auf. Sie sollten daher die infrage kommenden Kommunikationsmethoden passend zum Einfluss/Interesse wählen:

Einige Bibliotheken haben bereits bei anderen Projekten mit Partizipationsworkshops gute Erfahrungen gemacht. Diese Herangehensweise macht gerade bei einem komplexen Projekt wie der Umsetzung einer Open Library Sinn. Hier müssen viele Arbeitsschritte geplant werden. Damit nichts vergessen wird, können gemeinsame Überlegungen zielführend sein.

Die Evaluation dient der Weiterentwicklung und Verbesserung des Angebots der Open Library. Das Angebot sollte daher von Beginn an evaluiert werden. Es hilft, wenn Sie die Open Library als einen Prozess verstehen. Als etwas, das nicht mit der Eröffnung fertig ist, sondern gerade in der Anfangszeit einer stetigen Verbesserung bedarf.

Eine Befragung Ihrer Nutzenden kann vor Ort z.B. durch

• eine 1:1-Befragung mittels strukturiertem/halbstrukturiertem Interview,
• durch ausliegende Feedbackkarten oder Feedback-Bögen, die dann in Boxen eingeworfen oder auf Pinnwände gesteckt werden können, erfolgen.

Gute Beispiele für Online-Fragebögen, die dann auf der Website eingebunden werden können, finden sich bei der Forestville-Library und des Leicestershire City Council.

Tiefergehende Einblicke in die Bedürfnisse bietet die Partizipation der Nutzenden. Sie lässt sich in mehrere Stufen untergliedern und von zwei Seiten beleuchten, wie die von Straßburger und Rieger entwickelte Partizipationspyramide zeigt:

In ihrer Publikation weisen Straßburger und Rieger darauf hin, dass nicht immer sofort eine höhere Stufe der Partizipation gewählt werden muss, sondern es für den Beginn reicht, mit der untersten Stufe (wie z. B. der Information) zu beginnen und den Grad der Beteiligung langsam zu steigern (vgl. Straßburger und Rieger, 2019 S. 231ff).

In Anklang an die Partizipationspyramide können bei der Umsetzung der Open Library die folgenden Methoden herangezogen werden:

• Open Meetings und Informationsveranstaltungen: Stufe auf der Partizipationspyramide: 1 – 2.
• Kundebefragung und Kundenbeobachtung: Stufe 2 – 3.
• World Café und Open Space: Stufe 4.
• Design Thinking-Workshop: Stufe 4.

Denken Sie einmal an die Orte, die Sie gerne besuchen: Was macht einen solchen Ort zu ihrem Lieblingsort? Versuchen Sie dies nun auf die Open Library zu übertragen: Wäre in Ihren Augen Ihre Open Library auch ein solcher Ort?

Es ist wichtig, dass unsere Nutzenden sich bei uns sicher und wohl fühlen und darum gerne kommen. Dazu tragen folgende Punkte bei:

• Ein ansprechendes Ambiente, das zum Verweilen einlädt
• Sauberkeit
• Eine gleichmäßig helle Beleuchtung
• Niedrige Regale und die Schaffung von Sichtachsen
• Unterschiedliche Zonen, die den Bedarfen der unterschiedlichen Zielgruppen gerecht werden
• Ein aktueller Übersichtsplan und ein aktuelles Leitsystem
• Eine gute Einsehbarkeit der Bibliothek von außen

Depping kommt in einem Beitrag zur Architekturpsychologie in Bibliotheken zu folgendem Schluss: „Stark vereinfacht könnte man feststellen, dass gute Bibliotheksarchitektur zum Wohlbefinden der Besucher beitragen sollte und dass wiederum das Wohlbefinden der Besucher deren Wohlverhalten befördert.“ (2013)

Sicherheit wird gerade auch durch eine gut genutzte Bibliothek vermittelt. Sorgen Sie darum dafür, dass Ihre Bibliothek durch Veranstaltungen belebt wird. Mehr Informationen und Anregungen zu diesem Thema bietet die Architekturpsychologie.

Ein anderer Aspekt fällt auch noch unter diese Rubrik: Die Vorbereitung der Theken. Auch diese müssen für die Open Library vorbereitet werden. Es gibt Bibliotheken, die z.B. die Theken eingekastet haben, wiederum andere haben vorher all ihre Gerätschaften in mobile Geräte umgewandelt, so dass sie Laptop und Co. nun nur noch in Rollcontainer verschließen müssen.

Erinnern Sie sich noch an den Slogan von Douglas „Come in and find out?“ und wie viele Kund*Innen damit überhaupt nichts anfangen konnten? Mit dem Begriff der Open Library könnte es unseren Nutzenden ähnlich gehen. Nicht umsonst haben sich einige Bibliotheken für ihre Open Library eine andere Bezeichnung einfallen lassen.

Erster Anlaufpunkt für alle Informationen rund um Ihr neues Angebot ist Ihre Website. Informieren Sie Ihre Nutzer*innen hier über:

• Die verlängerten Öffnungszeiten
• Die Nutzungsmodalitäten
• Das Medienangebot
• Das Serviceangebot

Gut umgesetzt haben dies z. B. die Hamburger Öffentlichen Bücherhallen mit ihrer FlexiBib und die Stadtbibliothek Verl. Vielleicht fassen Sie aber die wichtigsten Fragen auch als FAQ zusammen, wie z.B. die Kornhausbibliotheken.

Einige Bibliotheken haben zu ihrer Open Library einen kleinen Film gedreht (siehe Auflistung am Ende des Artikels). Sollten auch Sie dies in Erwägung ziehen, so achten Sie darauf, sich nicht nur auf die technische Sicht zu fokussieren. Bei vielen Videos fällt auf, dass die Bibliothek kaum belebt ist, oft werden immer nur Einzelpersonen gezeigt. Zeigen Sie darum eine lebendige Bibliothek, erzählen Sie eine Geschichte!

Wichtig ist, dass Sie nicht nur über die Open Library informieren, sondern auch für sie werben. Zeigen Sie, welchen Zusatznutzen Sie anbieten. Auf die verlängerten Öffnungszeiten hinzuweisen ist gut und richtig, aber Starbucks ist auch nicht wegen des Kaffees so bekannt geworden, sondern weil es dort WLAN gibt. Was ist bei Ihnen der zusätzliche Vorteil, der über die verlängerte Nutzung hinausgeht?

Für den Erfolg Ihrer Open Library ist nicht nur eine durchdachte Planung maßgeblich. Auch die Beteiligung des Bibliotheksteams spielt eine große Rolle. Das Personal sollte dazu über generelle Informationen über die Open Library verfügen und wissen, welche Ziele mit der eigenen Open Library verfolgt werden.

Ein regelmäßiger Austausch mit bereits bestehenden Open Libraries kann viel dazu beitragen, Unsicherheiten zu minimieren. Bei der Teilnahme an der Community of Practice „Open Library“ können sich bei gemeinsamen Überlegungen Antworten auf offene Fragen ergeben. Vielleicht können Sie auch eine Bibliothek besuchen, die bereits eine Open Library umgesetzt hat. Dann kann möglicherweise direkt vor Ort erlebt werden, wie eine Open Library funktioniert.

Die Einrichtung einer Wissensdatenbank, auf die alle Beteiligten zugreifen können und die alle Informationen zum Thema enthält, kann den Prozess zusätzlich unterstützen.

Los geht‘s! Jetzt heißt es die Planung in die Tat umzusetzen. Trotz perfekter Planung wird es aber eine Weile dauern, bis sich der neue Service eingespielt hat. Gerade am Anfang kommen sowohl von den Nutzenden, aber auch vom Team, viele Fragen. Viele lassen sich im Team klären. Tauschen Sie sich regelmäßig über die Open Library aus, auch über das, was schiefgelaufen ist, denn auch daraus lässt sich lernen.

Die Nutzenden müssen erst mit der Funktionsweise der Open Library vertraut werden. Die vielen Beispiele haben gezeigt, dass das am besten im persönlichen Austausch gelingt und wenn ausreichend Informationen bereitgestellt werden.

Verstehen Sie ihre Open Library als Chance „die Bibliothek neu zu denken“ und haben Sie den Mut dazu, auch ungewöhnliche Partnerschaften einzugehen.