Open Library

Tipps für die Umsetzung einer Open Library

Eine Open Library ist ein tolles Angebot für die Nutzer*innen von Bibliotheken. Gleichzeitig kommt aber mit der Planung und Umsetzung auf das Bibliothekteam ein nicht zu unterschätzendes Unterfangen zu. Wenn der Prozess im Vorfeld gut durchdacht wird, kann dies viel Arbeit im Projektverlauf ersparen.

Ziel dieser Übersicht ist daher, eine erste Einführung in das Thema zu geben. Für weitere Information und die Vertiefung des Themas empfiehlt sich die angegebene Literatur.

Begriff und Definition

Als Open Library werden Bibliotheken bezeichnet, die zu einer bestimmten Zeit personallos geöffnet sind. Diese Öffnungszeit kann entweder morgens vor der regulären Zeit liegen, die Mittagszeit abdecken oder in den Abendstunden liegen. Für die Open Libraries von besonderem Interesse sind darüber hinaus die personallosen Zeiten am Wochenende.

Die weltweit erste Selbstbedienungsbibliothek öffnete 2002 in Singapur, Dänemark zog 2004, Schweden 2009, nach. Die erste Open Library In Deutschland öffnete 2014 in Hamburg-Finkenwerder. Mittlerweile gibt es (Stand Februar 2024) in 50 Stadtbibliothekssystemen eine oder mehrere Open Libraries. Fast genauso viele befinden sich gerade in Planung. Eine Übersicht der Open Libraries in der D-A-CH-Region findet sich hier.

In Deutschland wird bisher häufig der Begriff Open Library verwendet.

Einige Bibliotheken verwenden darüber hinaus die folgenden Bezeichnungen:

Neben Dänemark und der D-A-CH-Region hat auch Großbritannien insgesamt ein ausgeprägtes Netz an personallosen Bibliotheken. Eine Auflistung dieser Bibliotheken kann hier eingesehen werden.

Vorteile für die Nutzenden

Vorteile aus Sicht der Nutzenden ergeben sich in erster Linie durch die mit den erweiterten Öffnungszeiten verbundene längere Nutzungsmöglichkeit. Dieser Grundnutzen sollte aber durch einen Zusatznutzen unterstrichen werden. Nur die längeren Öffnungszeiten in den Vordergrund zu rücken ist gut und richtig, aber erst in Verbindung mit angebotenen Veranstaltungen oder einem besonders attraktiv gestalteten Ort, der zum Verweilen einlädt, wird daraus ein rundes Angebot. Gerade dieses Angebot ist für Institutionen wie auch für Privatpersonen einer Stadt von ungeheurem Vorteil. Nicht nur, weil es kostenlos ist, sondern auch, weil es sich um einen konsumfreien Ort handelt.

Voraussetzung und Technik

Die wichtigste Voraussetzung ist die Ausstattung der Bibliotheksmedien mit RFID-Tags, damit die Ausleihen und Rückgabe über die Selbstverbuchungs- und Rückverbuchungsanlagen möglich ist. Die am Eingang installierten Sicherungsgates schützen vor Diebstählen. Eine weitere Voraussetzung ist eine elektrisch ertüchtigte Tür („Automatiktür“).

Die Open-Library-Technik besteht aus den folgenden technische Komponenten:

  • Der Open Library-Software selbst (zur Administration und Steuerung),
  • einer Zutrittskontrolle/Zutrittsterminal (auch Entrypanel genannt),
  • der Verbindung zum Library Management System (LMS),
  • Kameras und Lautsprechern und
  • einem Server auf dem die Kameraaufzeichnungen gespeichert werden (vor Ort oder beim Anbieter der Software),
  • dem Energie-Management sowie einer Verbindung zur
  • Zentralen Systemsteuerung (Türen, Licht, Alarmanlage).

Tipps für die Umsetzung einer Open Library

Damit die erforderliche Technik rechtzeitig zur Verfügung steht, gilt es, zeitnah die Vergabestelle über die anstehende Ausschreibung zu informieren. Für die Ausschreibung selbst ist eine Leistungsvereinbarung notwendig. Dafür sollten alle Anforderungen an die Software, die die Open Library steuert, bekannt sein. Hier hilft es, im Vorfeld eine Markterkundung durchzuführen bzw. sich mit Verantwortlichen anderer, schon im Einsatz befindlicher Open Libraries, zu ihren Erfahrungen auszutauschen.

Mit diesen Vorüberlegungen einher geht die Frage nach den von verschiedenen Gremien benötigten Informationen und Unterlagen. Die Erstellung der Unterlagen kann sich mitunter als sehr zeitintensiv herausstellen. Auch hier lohnt sich daher, zu Projektbeginn mit dem Facility Management, der Abteilung für Datenschutz, dem Personalrat, dem*r Brandschutzbeauftragten und ggf. dem Denkmalschutz in Kontakt zu treten. Befindet sich die zukünftige Open Library in einem vermieteten Gebäude, dann sollte auch der*die Eigentümer*in des Gebäudes hinzugezogen werden. Sind im gleichen Gebäude weitere Mieter*innen, so sollte auch hier frühzeitig das gemeinsame Gespräch gesucht werden.

All diese Gespräche brauchen Zeit. Planen Sie daher am Anfang genügend Zeit dafür ein.

Was ist das Ziel Ihrer Open Library? Warum wollen Sie unbedingt eine Open Library einrichten? Was ist die dahinterliegende Vision, was die Mission? Es lohnt sich, Zeit in die Formulierung der Ziele zu stecken.

Mit der Vision wird das „Warum“ der Open Library beschrieben:

„Mit unserer Open Library möchten wir ein Ort der Zusammenkunft der Stadtgesellschaft werden.“

Die Mission wiederum fragt nach dem „Wie“:

„Dazu arbeiten wir mit den unterschiedlichen Akteurinnen und Akteuren kooperativ zusammen und wirken darüber hinaus aktiv an einer Vernetzung dieser Gruppen untereinander mit.“

Beides hilft in zweifacher Hinsicht: Einmal Ihrem Bibliotheksteam, da es weiß, wohin die Reise mit der Bibliothek gehen soll, dann Ihren Kooperationspartner*innen da diese nun wissen, was sie von einer Partnerschaft erwarten können.

In einem nächsten Schritt gilt es auf dieser Grundlage SMARTE Maßnahmen zur Umsetzung zu entwickeln. D.h. Schritte, die spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sind, z.B.:

  • Dazu führen wir jährlich im Herbst einen Markt der Möglichkeiten durch, um eine Vernetzung anzuregen und uns und unser Wirken besser vorzustellen.
  • Wir posten jeden Monat eine „Erfolgsstory“ einer Kooperation auf Instagram.
  • Bei halbjährlich stattfindenden Treffen zum Thema Kooperation stehen wir für alle Fragen rund um das Thema zur Verfügung. Wir laden bewusst jeweils auch drei neue Institutionen ein, mit denen wir bisher noch keine Berührungspunkte haben.

Die Formulierung dieser Maßnahmen hat für Sie den Vorteil, dass Ihre bis dahin vielleicht sehr abstrakt wirkende Strategie nun begreifbar wird. Das Herunterbrechen auf smarte, kleinere Ziele hilft zudem bei der Umsetzung und bei der Überprüfung der Wirksamkeit. Mehr zum Thema Management findet sich in dem Kompendium „Erfolgreiches Management für Bibliotheken und Informationseinrichtungen“.

Wie bereits beschrieben lohnt es sich, vorab einige Zeit in die Planung zu investieren.

Setzen Sie sich daher vor Beginn der Umsetzung gemeinsam im Team zusammen, um mögliche Arbeitspakete und deren Abhängigkeiten voneinander, zu identifizieren.

Nachfolgend der Projektstrukturplan einer technik-unterstützten Open Library, der grob alle Arbeitspakete, die bisher identifiziert wurden, aufzeigt:

Projektstrukturplan Open Library, siehe Verlinkung im Text
Projektstrukturplan der Open Library

Der Plan kann hier nochmals besser eingesehen werden.

Nicht alle Arbeitspakete können an dieser Stelle behandelt werden, daher sei auf das Quellen- und Literaturverzeichnis verwiesen.

Der Projektstrukturplan zeigt zwar auf übersichtliche Art und Weise alle Arbeitspakete, bringt sie aber noch nicht in eine logische Abfolge. Das wiederum ist durch ein Gantt-Diagramm möglich. Der zuvor erstellte Projektstrukturplan kann in ein Gantt-Diagramm übertragen werden. Hier können auch Abhängigkeiten der Arbeitspakete festgehalten werden: 

Darstellung eines Gantt-Diagramms, siehe Link im Text
Ausschnitt aus einem Gantt-Diagramm

Das Diagramm kann ebenfalls hier genauer eingesehen werden.

Es müssen nicht alle Aufgaben genauso und in dieser Umsetzungslänge auf eine Bibliothek zukommen. Das Diagramm dient lediglich zur Anschauung möglicher Arbeitspakete und deren Abhängigkeiten.

Die Kommunikation in einem Projekt findet in zwei Richtungen statt: Es gibt die interne Projektkommunikation mit dem Projektteam und es gibt die extern Projektkommunikation mit den Stakeholdern. Stakeholder sind entweder aktiv am Projekt beteiligt oder davon betroffen und werden durch das Projektergebnis beeinflusst oder können selbst Einfluss ausüben.

In einem Treffen der Community of Practice „Open Libraries“ wurden von den Teilnehmenden die folgenden Stakeholder identifiziert:

Stakeholder der Open Library

Die Abbildung kann hier im Original eingesehen werden.

Die Übersicht macht deutlich, dass eine Vielzahl von Stakeholder zu involvieren sind. Aber wie gelingt dies am besten?

Es gilt die identifizierten Stakeholder zunächst nach ihrem Interesse und ihrem Einfluss zu unterteilen:

Stakeholder-Matrix nach Einfluss und Interesse

Beim Blick auf die Einteilung fällt die Heterogenität der Stakeholder auf. Sie sollten daher die infrage kommenden Kommunikationsmethoden passend zum Einfluss/Interesse wählen:

Stakeholder-Matrix nach Kommunikationsmethoden

Einige Bibliotheken haben bereits bei anderen Projekten mit Partizipationsworkshops gute Erfahrungen gemacht. Diese Herangehensweise macht gerade bei einem komplexen Projekt wie der Umsetzung einer Open Library Sinn. Hier müssen viele Arbeitsschritte geplant werden. Damit nichts vergessen wird, können gemeinsame Überlegungen zielführend sein.

Die Evaluation dient der Weiterentwicklung und Verbesserung des Angebots der Open Library. Das Angebot sollte daher von Beginn an evaluiert werden. Es hilft, wenn Sie die Open Library als einen Prozess verstehen. Als etwas, das nicht mit der Eröffnung fertig ist, sondern gerade in der Anfangszeit einer stetigen Verbesserung bedarf.

Eine Befragung Ihrer Nutzenden kann vor Ort z.B. durch

  • eine 1:1-Befragung mittels strukturiertem/halbstrukturiertem Interview,
  • durch ausliegende Feedbackkarten oder Feedback-Bögen, die dann in Boxen eingeworfen oder auf Pinnwände gesteckt werden können, erfolgen.

Gute Beispiele für Online-Fragebögen, die dann auf der Website eingebunden werden können, finden sich bei der Forestville-Library und des Leicestershire City Council.

Tiefergehende Einblicke in die Bedürfnisse bietet die Partizipation der Nutzenden. Sie lässt sich in mehrere Stufen untergliedern und von zwei Seiten beleuchten, wie die von Straßburger und Rieger entwickelte Partizipationspyramide zeigt:

Partizipationspyramide nach Straßburger/Rieger (2019). Eigene Darstellung

In ihrer Publikation weisen Straßburger und Rieger darauf hin, dass nicht immer sofort eine höhere Stufe der Partizipation gewählt werden muss, sondern es für den Beginn reicht, mit der untersten Stufe (wie z. B. der Information) zu beginnen und den Grad der Beteiligung langsam zu steigern (vgl. Straßburger und Rieger, 2019 S. 231ff).

In Anklang an die Partizipationspyramide können bei der Umsetzung der Open Library die folgenden Methoden herangezogen werden:

  • Open Meetings und Informationsveranstaltungen: Stufe auf der Partizipationspyramide: 1 – 2.
  • Kundebefragung und Kundenbeobachtung: Stufe 2 – 3.
  • World Café und Open Space: Stufe 4.
  • Design Thinking-Workshop: Stufe 4.

Denken Sie einmal an die Orte, die Sie gerne besuchen: Was macht einen solchen Ort zu ihrem Lieblingsort? Versuchen Sie dies nun auf die Open Library zu übertragen: Wäre in Ihren Augen Ihre Open Library auch ein solcher Ort?

Es ist wichtig, dass unsere Nutzenden sich bei uns sicher und wohl fühlen und darum gerne kommen. Dazu tragen folgende Punkte bei:

  • Ein ansprechendes Ambiente, das zum Verweilen einlädt
  • Sauberkeit
  • Eine gleichmäßig helle Beleuchtung
  • Niedrige Regale und die Schaffung von Sichtachsen
  • Unterschiedliche Zonen, die den Bedarfen der unterschiedlichen Zielgruppen gerecht werden
  • Ein aktueller Übersichtsplan und ein aktuelles Leitsystem
  • Eine gute Einsehbarkeit der Bibliothek von außen

Depping kommt in einem Beitrag zur Architekturpsychologie in Bibliotheken zu folgendem Schluss: „Stark vereinfacht könnte man feststellen, dass gute Bibliotheksarchitektur zum Wohlbefinden der Besucher beitragen sollte und dass wiederum das Wohlbefinden der Besucher deren Wohlverhalten befördert.“ (2013)

Sicherheit wird gerade auch durch eine gut genutzte Bibliothek vermittelt. Sorgen Sie darum dafür, dass Ihre Bibliothek durch Veranstaltungen belebt wird. Mehr Informationen und Anregungen zu diesem Thema bietet die Architekturpsychologie.

Ein anderer Aspekt fällt auch noch unter diese Rubrik: Die Vorbereitung der Theken. Auch diese müssen für die Open Library vorbereitet werden. Es gibt Bibliotheken, die z.B. die Theken eingekastet haben, wiederum andere haben vorher all ihre Gerätschaften in mobile Geräte umgewandelt, so dass sie Laptop und Co. nun nur noch in Rollcontainer verschließen müssen.

Erinnern Sie sich noch an den Slogan von Douglas „Come in and find out?“ und wie viele Kund*Innen damit überhaupt nichts anfangen konnten? Mit dem Begriff der Open Library könnte es unseren Nutzenden ähnlich gehen. Nicht umsonst haben sich einige Bibliotheken für ihre Open Library eine andere Bezeichnung einfallen lassen.

Erster Anlaufpunkt für alle Informationen rund um Ihr neues Angebot ist Ihre Website. Informieren Sie Ihre Nutzer*innen hier über:

  • Die verlängerten Öffnungszeiten
  • Die Nutzungsmodalitäten
  • Das Medienangebot
  • Das Serviceangebot

Gut umgesetzt haben dies z. B. die Hamburger Öffentlichen Bücherhallen mit ihrer FlexiBib und die Stadtbibliothek Verl. Vielleicht fassen Sie aber die wichtigsten Fragen auch als FAQ zusammen, wie z.B. die Kornhausbibliotheken.

Einige Bibliotheken haben zu ihrer Open Library einen kleinen Film gedreht (siehe Auflistung am Ende des Artikels). Sollten auch Sie dies in Erwägung ziehen, so achten Sie darauf, sich nicht nur auf die technische Sicht zu fokussieren. Bei vielen Videos fällt auf, dass die Bibliothek kaum belebt ist, oft werden immer nur Einzelpersonen gezeigt. Zeigen Sie darum eine lebendige Bibliothek, erzählen Sie eine Geschichte!

Wichtig ist, dass Sie nicht nur über die Open Library informieren, sondern auch für sie werben. Zeigen Sie, welchen Zusatznutzen Sie anbieten. Auf die verlängerten Öffnungszeiten hinzuweisen ist gut und richtig, aber Starbucks ist auch nicht wegen des Kaffees so bekannt geworden, sondern weil es dort WLAN gibt. Was ist bei Ihnen der zusätzliche Vorteil, der über die verlängerte Nutzung hinausgeht?

Für den Erfolg Ihrer Open Library ist nicht nur eine durchdachte Planung maßgeblich. Auch die Beteiligung des Bibliotheksteams spielt eine große Rolle. Das Personal sollte dazu über generelle Informationen über die Open Library verfügen und wissen, welche Ziele mit der eigenen Open Library verfolgt werden.

Ein regelmäßiger Austausch mit bereits bestehenden Open Libraries kann viel dazu beitragen, Unsicherheiten zu minimieren. Bei der Teilnahme an der Community of Practice „Open Library“ können sich bei gemeinsamen Überlegungen Antworten auf offene Fragen ergeben. Vielleicht können Sie auch eine Bibliothek besuchen, die bereits eine Open Library umgesetzt hat. Dann kann möglicherweise direkt vor Ort erlebt werden, wie eine Open Library funktioniert.

Die Einrichtung einer Wissensdatenbank, auf die alle Beteiligten zugreifen können und die alle Informationen zum Thema enthält, kann den Prozess zusätzlich unterstützen.

Los geht‘s! Jetzt heißt es die Planung in die Tat umzusetzen. Trotz perfekter Planung wird es aber eine Weile dauern, bis sich der neue Service eingespielt hat. Gerade am Anfang kommen sowohl von den Nutzenden, aber auch vom Team, viele Fragen. Viele lassen sich im Team klären. Tauschen Sie sich regelmäßig über die Open Library aus, auch über das, was schiefgelaufen ist, denn auch daraus lässt sich lernen.

Die Nutzenden müssen erst mit der Funktionsweise der Open Library vertraut werden. Die vielen Beispiele haben gezeigt, dass das am besten im persönlichen Austausch gelingt und wenn ausreichend Informationen bereitgestellt werden.

Verstehen Sie ihre Open Library als Chance „die Bibliothek neu zu denken“ und haben Sie den Mut dazu, auch ungewöhnliche Partnerschaften einzugehen.

Weiterführende Informationen

Community of Practice „Open Libraries“: Monatliche, virtuelle Treffen zu verschiedenen Themen

Depping, Ralf (2013): Können Bibliotheksbau und –ausstattung verhaltenssteuernd wirken? Ein Beitrag zur Architekturpsychologie in Bibliotheken. In: bit online 16

Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen. Fachratgeber für die Bibliotheksleitung und Bibliothekare. Konrad Umlauf, Cornelia Vonhof (Hrsg.). Hamburg: Dashöfer.

Flade, Antje (2020) Kompendium der Architekturpsychologie. Wiesbaden: Springer.

Johannsen, Carl Gustav (2017): Staff-less libraries: innovative staff design. Oxford: Chandos.

Nünlist, Christine (2020): Open Library: ein dänisches Konzept für die Stadtbibliothek Aarau?, Churer Schrift zur Informationswissenschaft 106.

Pilzer, Harald Herbert (2019): Autonome Bibliotheken : Open Libraries schaffen neue Perspektiven. In Hauke, Petra (Hg.): Öffentliche Bibliothek 2030. Herausforderungen – Konzepte – Visionen, Bad Honnef : Bock + Herchen Verlag, S. 81-90.

Schuurman, Robin und Vermaak, Willem (2021): 50 Arten Nein zu sagen. Heidelberg: Dpunkt Verl.

Straßburger, Gaby und Rieger, Judith (2019): Partizipation kompakt – Für Studium, Lehre und Praxis sozialer Berufe. Weinheim: Beltz.

Stumpf Martina und Zacharias, Susanne (2023): Open Library : Eine Planungshilfe der Landesfachstelle für das öffentliche Bibliothekswesen.

Weibel, Roman (2023): Open Library: so funktioniert’s! Ein Leitfaden für die Praxis, am Beispiel der Stadt- und Regionalbibliothek Uster

Wolf, Sabine (2023): Tell me Baby, what’s your Story? Wie erfolgreiche Kommunikation in Projekten gelingt., dpr Magazin “Bibliotheken” 2023.

Wolf, Sabine (Hrsg., 2024): Yes, we‘re open!: Open Libraries innovativ und praxisnah umsetzen. Wiesbaden: b.i.t.verlag gmbh.

Wolf, Sabine (2024): Open Libraries. In: Umlauf, K.; Vonhof, C. (Hrsg.): Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen. Lieferung 84, Abschn. 8.4.5. Hamburg: Dashöfer.  (Hinweis: Zugriff nur für Abonnent*innen des Handbuchs). 

Michael Zojer (2020): Erweiterte Öffnungszeiten als „innovativer“ Ansatz zur Steigerung der BenutzerInnenzufriedenheit an wissenschaftlichen Bibliotheken? Eine Untersuchung unter besonderer Berücksichtigung eines 24/7-Bibliothekskonzepts., Young Information Scientist Bd. 6 (2021).

Nachfolgend einige Beispiele von Videos, die in Eigenregie von den Bibliotheken und nicht von beteiligten Firmen erstellt wurden:

Redaktion und Kontakt
Text
Sabine Wolf

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