Glossar
Bei einer Anteilsfinanzierung ergibt sich die Höhe der Zuwendung als festgelegter Teil bzw. Prozentsatz der anerkannten förderfähigen Kosten. Sollten sich die förderfähigen Kosten im Projektverlauf niedriger entwickeln, als zunächst erwartet, oder innerhalb des geförderten Projektes höhere Einnahmen erzielt werden als ursprünglich absehbar war, muss die Zuwendung anteilig zurückgezahlt werden.
Mit einem Änderungsantrag kann beim Fördermittelgeber z.B. eine Laufzeitverlängerung für den Fall beantragt werden, dass Projekte nicht innerhalb des definierten Kostenrahmens und der vorgegebenen Projektlaufzeit umsetzbar sind. Diese Änderung kann kostenneutral sein (d.h. die vorgesehenen Mittel sind ausreichend, lediglich der Start des Projektvorhabens hat sich verzögert) oder aber es werden zusätzliche Mittel benötigt. In letzterem Fall sollte mit dem Fördermittelgeber abgestimmt werden, ob ggf. einer Erhöhung der Zuwendung möglich ist.
Der Bewilligungszeitraum wird im Zuwendungsbescheid bzw. Zuwendungsvertrag definiert. Nur zuwendungsfähige Ausgaben, die in diesem Zeitraum entstanden sind, sind förderfähig und können am Ende der Projektlaufzeit abgerechnet werden.
Drittmittel sind finanzielle Mittel, die über die vom jeweiligen Unterhaltsträger zur Verfügung gestellten Haushaltsmittel und Investitionen (Grundausstattung) zusätzlich von dritter Seite zufließen. Sie werden i.d.R. für bestimmte Projekte oder Forschungsbereiche befristet bereitgestellt. Zu den Drittmitteln gehören neben Zuwendungen oder Fördermitteln, Forschungsauftragsmittel, Sponsoring-Gelder und Spenden.
Unter Drittmittelprojekten versteht man Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, die von Mitgliedern der Hochschule oder Forschungseinrichtung im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben durchgeführt jedoch nicht aus Haushaltsmitteln, sondern mit Beiträgen Dritter finanziert werden.
Bei einer Fehlbedarfsfinanzierung schließt die Förderung die Lücke zwischen den anerkannten förderfähigen Kosten einerseits und den verfügbaren Eigenmitteln sowie den sich aus dem Projekt ggf. ergebenden Einnahmen andererseits. Dabei ist jedoch ein Förderhöchstbetrag (maximale Förderhöhe) festgelegt. Im Projektverlauf erzielte Einsparungen oder auch im Vorfeld der Projektdurchführung nicht erwartete Mehreinnahmen führen dazu, dass die Zuwendung um die volle Höhe der Mehreinnahmen bzw. Minderausgaben reduziert wird.
Bei einer Fehlbedarfsfinanzierung schließt die Förderung die Lücke zwischen den anerkannten förderfähigen Kosten einerseits und den verfügbaren Eigenmitteln sowie den sich aus dem Projekt ggf. ergebenden Einnahmen andererseits. Dabei ist jedoch ein Förderhöchstbetrag (maximale Förderhöhe) festgelegt. Im Projektverlauf erzielte Einsparungen oder auch im Vorfeld der Projektdurchführung nicht erwartete Mehreinnahmen führen dazu, dass die Zuwendung um die volle Höhe der Mehreinnahmen bzw. Minderausgaben reduziert wird.
Fördermittel bzw. Zuwendungen sind Geld- oder Sachleistungen eines Förderers (bspw. Bundesminiserien, Stiftungen, etc.), die dieser freiwillig, d.h. ohne bestehenden Rechtsanspruch, vergibt. Auf diese Weise soll die Erfüllung bestimmter Zwecke bzw. Vorhaben sichergestellt werden, an denen der Förderer ein besonderes Interesse besitzt. Es kann grundsätzlich zwischen öffentlichen und privaten Fördermitteln sowie einer projekt- oder personenbezogenen Förderung (bspw. Stipendien, Nachwuchsförderung, Auslandsaufenthalte) unterschieden werden.
Eigenleistungen sind eigenständig zu einem Projekt beizutragende Leistungen, die nicht von einem Außenstehenden erbracht werden können. Dazu zählen Material-, Personal- oder Gemeinkosten (z.B. Miet- und Betriebskosten von Räumen, Büroausstattung, etc.) sowie das Einbringen eigener Arbeitsleistungen durch das vorhandene Stammpersonal. Ob bei der Antragstellung ein Eigenanteil geleistet werden muss, hängt von den Bestimmungen des jeweiligen Fördermittelgebers ab.
Die Bereitstellung von Eigenmitteln ist häufig notwendig, um die Gesamtkosten eines Vorhabens abzudecken. Zuwendungsempfänger erhalten für die meisten Drittmittelprojekte keinen Vollzuschuss, sondern lediglich eine anteilige Finanzierung. Eigenmittel können in Form von Personal- oder Sachausgaben eingebracht werden. Handelt es sich um Beschäftigungsressourcen, verlangen viele Geldgeber einen entsprechenden Nachweis jener Tätigkeiten in Form von Stundenzetteln.
Konsortial- oder Kooperationsverträge werden im Rahmen von Verbundprojekten abgeschlossen, wenn projektbezogen mindestens zwei Organisationen partnerschaftlich zusammenarbeiten. Werden Drittmittel zur Durchführung solcher Vorhaben eingeworben, so ist die Förderzusage in der Regel mit der Auflage verbunden, einen Konsortialvertrag abzuschließen.
Öffentliche Fördermittel werden von Stiftungen, Kommunen, auf Landes-, Bundes- und EU-Ebene angeboten. Die Akquise von öffentlichen Fördermitteln erfolgt i.d.R. durch einen zweckgebundenen Antrag innerhalb eines Programms mit bestimmten Förderschwerpunkten und Richtlinien.
Operative Stiftungen und fördernde Stiftungen unterscheiden sich in ihrer Stiftungsphilosophie hinsichtlich ihres Selbstverständnisses und ihrer Förderpraxis. Operativ arbeitende Stiftungen initiieren und verwirklichen ihre Förderprojekte in der Regel selbst oder geben thematische Auflagen hinsichtlich förderfähiger Vorhaben im Rahmen eigener Programme vor. Mit einer solch engen inhaltlichen Ausrichtung von Projekten können langfristig Stiftungsziele verfolgt und übergeordnete Problemstellungen bearbeitet werden. Eine fördernde Stiftung versteht sich eher als Unterstützerin von Vorhaben Dritter und weniger als eigenständig gestaltender Akteur. Daraus ergibt sich für Antragsteller mitunter ein größerer Spielraum bei der Beantragung von Projektmitteln. Es gibt Stiftungen, die sowohl operativ als auch fördernd arbeiten.
Overheadkosten stellen den Gemeinkostenanteil dar, der durch ein Projekt beansprucht wird. Im Rahmen der Projektplanung sind Overheadkosten ein Ersatz für die durch ein Projekt in Anspruch genommene – andernfalls durch die Grundfinanzierung der Hochschule subventionierte – Infrastruktur (Raum-, Wartungs-, Software-, Geräte- oder Energiekosten) und die Mitarbeit von Personen, die nicht als direkte Projektmitarbeiter*innen abgerechnet werden (bspw. dem Personalreferat u.a. im Falle von Einstellungsvorgängen oder dem Haushaltsreferat u.a. bei Projektabrechnungen, Dienstreisekostenabrechnung o.ä.).
Private Fördermittel stellen privatwirtschaftliche Einrichtungen und Privatpersonen – z.B. Unternehmen, Stiftungen, Mäzene – bereit. Eine solche Unterstützung ist i.d.R. zweckgebunden und wird häufig auf individueller Ebene verhandelt. Daraus ergeben sich ganz unterschiedliche vertragliche Fördermodalitäten. Die unkomplizierteste ist dabei die Spende, da es hier keiner vertraglichen Regelung bedarf.
Das Projektkonto ist ein für jedes Fördermittelprojekt eigens angelegtes Konto, das eigenständig bewirtschaftet wird.
Spenden steht für die Übertragung von Ressourcen, die freiwillig und ohne marktadäquate Gegenleistung erfolgt. Neben Geld können auch Sach-, Dienst- bzw. Arbeitsleistungen sowie Rechte und Informationen zur Verfügung gestellt werden.
Der Sachbericht beschreibt den Verlauf und den Erfolg eines Projektes.
Sponsoring ist die Bereitstellung finanzieller Mittel, Produkte oder Dienstleistungen durch Private auf der Basis einer vertraglichen Vereinbarung zu dem Zweck, damit grundsätzlich unternehmensbezogene Ziele der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit zu verfolgen.
Bei einer Teilfinanzierung deckt die Zuwendung nur einen Teil der zuwendungsfähigen Ausgaben. Die Finanzierung der verbleibenden Kosten muss vom Zuwendungsempfänger selbst oder von dritter Seite aufgebracht werden. Eine Teilfinanzierung kann in Form einer Anteilsfinanzierung, einer Festbedarfsfinanzierung oder auch einer Fehlbedarfsfinanzierung auftreten.
Umwidmungsanträge bzw. Änderungsanträge können gestellt werden, wenn im Projektverlauf Kosten oder Laufzeit des Vorhabens neu kalkuliert werden müssen. Eine Umwidmung von Mitteln wird notwendig, falls im Projektverlauf unvorhergesehene Ausgaben entstehen oder kalkulierte Kosten entweder nicht ausreichen bzw. nicht benötigt werden. Die bewilligten Mittel sollen somit anders eingesetzt werden, als es der genehmigte Kosten- und Finanzierungsplan vorsieht. Bleiben die für das Projekt vorgesehenen Gesamtkosten unverändert, handelt es sich um eine kostenneutrale Umwidmung.
Die Erfüllung bzw. der Erfolg des geförderten Projektes (d.h. die Erreichung des Zuwendungszweckes) ist im Rahmen einer Erfolgskontrolle vom Zuwendungsgeber zu prüfen. Zu diesem Zweck ist zum Abschluss des Vorhabens ein entsprechender Verwendungsnachweis zu erbringen. Dieser besteht aus dem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis.
Im Rahmen einer Vollfinanzierung werden alle dem Zuwendungsempfänger entstehenden förderfähigen Ausgaben finanziert, wobei eine Förderhöchstgrenze nicht überschritten werden darf. Kommt es im Projektverlauf jedoch zu einer Einnahmenerhöhung oder auch einer Ausgabeneinsparung müssen diese dem Zuwendungsgeber gemeldet und überschüssige Beträge zurückgezahlt werden.
Der zahlenmäßige Nachweis muss alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter, eigene Mittel) und Ausgaben enthalten. Dabei sind die Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge und voneinander getrennt entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans (der Bestandteil des Zuwendungsbescheides bzw. Zuwendungsvertrages ist) auszuweisen. Aus dem zahlenmäßigen Nachweis müssen Tag, Empfänger bzw. Einzahler sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung hervorgehen. Mit jenem Nachweis sind auch die Originalbelege (Einnahme- und Ausgabebelege) über die Einzelzahlungen sowie die Verträge über die Vergabe von Aufträgen vorzulegen.
Die zuwendungsfähigen Ausgaben werden in den jeweiligen Förderrichtlinien näher beschrieben. Ihr Betrag wird im Zuwendungsbescheid festgesetzt und zur Grundlage der Förderung gemacht. Nur die auf dieser Art definierten Ausgaben werden gefördert und sind abrechnungsfähig.
Erstreckt sich der Förderzeitraum über mehr als ein Jahr, entscheidet die Bewilligungsbehörde, ob ein Zwischennachweis vorzulegen ist. Diese Entscheidung wird im Zuwendungsbescheid bzw. Zuwendungsvertrag festgelegt. Der Zwischennachweis ist entsprechend dem einfachen Verwendungsnachweis zu fertigen.
