Planung und Organisation von Events/Veranstaltungen

Vom Veranstaltungstermin hängt maßgeblich der Erfolg einer Veranstaltung ab. Zu berücksichtigen sind u.a. Feier- und Brückentage, Ferienzeiten, konkurrierende Veranstaltungen in der Stadt, Großveranstaltungen wie Messen, Sportereignisse etc.

Sofern in die Veranstaltung externe Akteur*innen wie Oberbürgermeister*in, Künstler*innen, Autor*innen, Wissenschaftler*innen etc. mit eingebunden werden sollen, sind auch deren präferierte Zeiten rechtzeitig zu erfragen. Bei der Abstimmung können heute auch zumindest in Teilen Online-Tools zur gemeinsamen Terminfindung eingesetzt oder Online-Terminkalender eingesehen werden. Sind Veranstaltungen an Sonn- bzw. Feiertagen geplant, ist zu klären, ob es einer Genehmigung bedarf. Hilfestellungen geben hier in der Kommune vielfach das Ordnungsamt. In einigen Städten gibt es auch spezielle Beratungsstellen für Veranstaltungen.

Typische Veranstaltungstypen von Bibliotheken sind u.a.

• Lesungen oder Lesungsreihen
• Poetry Slams
• Road Shows
• Seminare und Workshops
• Tagungen
• Beteiligung am Stadtfest / an Hochschulveranstaltungen.

Vom Veranstaltungstyp hängt maßgeblich auch der Veranstaltungsort ab.

Ein Veranstaltungsort muss dem Ziel der Veranstaltung entsprechen. Günstig ist es natürlich, wenn eigene Räumlichkeiten innerhalb der Bibliothek oder aber auch innerhalb der Kommune (z.B. VHS) oder der Hochschule verfügbar sind. Im Allgemeinen gibt es für diese Räume Informationen zur Zahl der Plätze, Bestuhlung, etc. Bei externen Räumlichkeiten spielen Ambiente und Atmosphäre eine wichtige Rolle. Wenn eine Veranstaltung nicht in der Bibliothek stattfindet, müssen auch Aspekte wie Lage, Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Parkplätze und Ausstattung berücksichtigt werden. In den meisten Fällen werden dafür wahrscheinlich gemäß den Vorgaben der Kommune/Hochschule mehrere Angebote eingeholt werden müssen. Diese Angebote sollten beinhalten:

• Größe der Location und der einzelnen Räume,
• Personenfassungsvermögen,
• Möglichkeiten der Bestuhlung,
• Technische Ausstattung (Beschallung, Beleuchtung, Bühne),
• Ambiente (passend zu Ihrem Event?),
• Nebenräume, Lagermöglichkeiten,
• Infrastruktur,
• Sanitäre Anlagen,
• Catering,
• Barrierefreiheit,
• Nähe zu evtl. benötigten Hotels und
• detaillierte Kostenaufstellung.

Für interne Veranstaltungen (innerhalb der Kommune/der Hochschule) gibt es im Allgemeinen Richtlinien für die Vergabe von Räumen und Einrichtungen. Dort sind dann auch entsprechende Nutzungsentgelte geregelt.

Brandschutz und Sicherheitsbestimmungen spielen eine immer größere Rolle. Hierzu sind die jeweiligen Sicherheits- bzw. Brandschutzbeauftragten zu befragen. So kann es erforderlich sein, dass Mitglieder des Organisationsteams z.B. noch einen Kurs im Bereich Erste Hilfe oder Brandschutz absolvieren müssen (s. 7. Sicherheit).

Öffentliche Veranstaltungen unter freiem Himmel müssen angemeldet werden und vielfach im Vorfeld auch genehmigt werden. Eine besondere Bedeutung kommt hier dem Lärmschutz zu.

Bibliotheken verpflichten für ihre Veranstaltungen häufig Akteur*innen, wie z.B. Autor*innen, darstellende Künstler*innen, Musiker*innen, Referent*innen und Moderator*innen.

Bevor Verträge geschlossen werden, sind Honorare und Gagen auszuhandeln, die auch Reisekosten und Hotelkosten mit beinhalten können. Insbesondere Autor*innen und Künstler*innen lassen sich häufig von Agenturen oder Verlagen vertreten, d.h., dass die Buchung auch über diese Agentur bzw. diesen Verlag erfolgt. Bei Künstler*innen empfiehlt es sich, einen Aufführungsvertrag abzuschließen. Dazu finden sich genügend Muster im Internet bzw. die Kommune/Hochschule verfügt selbst über entsprechende Musterverträge, die im Vorfeld durch das Justiziariat geprüft wurden. Strittig ist, ob es sich bei einem Aufführungsvertrag um einen Werkvertrag oder einen Dienstvertrag handelt. Beim Werkvertrag ist ein bestimmter Erfolg geschuldet. Ein solcher Vertrag umfasst üblicherweise:

• Veranstaltungsort, -zeit und -dauer,
• Vereinbarte(s) Gage, Honorar,
• Verpflichtung zur Einholung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen,
• Verantwortung für Bühne, Ausrüstung der Künstler*innen,
• Regelungen beim Ausfall oder bei Absage der Veranstaltung,
• Regelungen über Werbung vor, während und nach der Veranstaltung,
• Verpflegung und Unterbringung (Hotel) der Künstler*innen,
• Erlaubnis zur Aufzeichnung und Verwertung von Ton- und Bildaufnahmen,
• Steuerrechtliche Fragen und
• Künstlersozialabgabe

GEMA-Gebühren – Musikbeiträge sind bei der GEMA vom Veranstalter anzumelden.

Beschallung, Beleuchtung, Bühnentechnik etc. stellen essenzielle Aspekte für den Erfolg einer Veranstaltung dar und haben durchaus einen wichtigen Einfluss auf die Atmosphäre. Auf jeden Fall muss im Vorfeld mit Künstler*innen und Referent*innen etc. geprüft werden, ob die Bibliothek die Anforderungen erfüllen kann. Das hängt einmal von der grundsätzlichen Machbarkeit ab, aber auch von den Kosten und einer möglichen Auftragsvergabe an einen Dienstleister für Ton- und ggf. auch Lichttechnik.

Bei aufwändigen Veranstaltungen empfiehlt sich ein sogenannter Technical Rider, der u.a. regelt:

• Technik, die Künstler*innen von der Bibliothek benötigen,
• Technik, die die Künstler*innen zur Veranstaltung mitbringen,
• allgemeine Infos zur Person und den Sound, den Stil etc.,
• den Bühnenbelegungsplan / Stageplan,
• Rahmenbedingungen zur Akustik,
• rechtliche Grundlagen, z.B. wann kann eine Veranstaltung bei Nichterfüllung der Bedingungen abgesagt werden.

Hinsichtlich der Umsetzung der technischen Anforderungen bietet es sich an, auf Profis ihres Faches zurückzugreifen, zumal die Entwicklung der Technik schnell voranschreitet. Dann ist es optimal, wenn die Profis direkt mit den Künstler*innen bzw. der Agentur in Kontakt treten. Hier muss bzw. kann erfragt werden, ob es entsprechende Fachkräfte in der Kommune/Hochschule gibt, die bei der Veranstaltung die Verantwortung für die Technik übernehmen. Ist dem nicht so, so müssen externe Spezialist*innen engagiert werden. Dazu bedarf es meistens einer entsprechenden Ausschreibung, aber mindestens der Einholung von drei Angeboten. Die Details dazu regelt das Vergaberecht.

Bei vielen Veranstaltungen werden Getränke und in gewissem Umfang auch Speisen angeboten – und auch erwartet. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn es Pausen gibt oder das Ende der Veranstaltung offen ist etc. Dann befördert ein Catering auch das Knüpfen von Kontakten. Daher ist im Vorfeld einer Veranstaltung zu klären:

• Wird ein Catering benötigt?
• Welche Art Catering wird gewünscht – Fingerfood oder belegte Brötchen, Suppe, warme Speisen?
• Wer richtet das Catering aus? Intern / Extern?
• Welche Speisen und Getränke werden angeboten? Auch vegan/vegetarisch?
• Wer übernimmt den Service?
• Wer liefert Gläser, Geschirr, Besteck?

Zu prüfen ist, ob ein Catering in Eigenleistung erbracht werden kann, was sicher in den seltensten Fällen möglich sein wird. Zudem ist dazu in der Regel eine sogenannte Gestattung nach dem Gaststättengesetz notwendig, die die Ausgabe von Speisen erlaubt. In Hochschulen stehen ggf. die Studierendenwerke dafür als intern/externe Anbieter zur Verfügung. Sollte das Catering in Eigenleistung erbracht werden (können), gilt es, eine Reihe von rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten, so z.B. hinsichtlich des Infektionsschutzgesetzes. Nachzuweisen ist dabei, dass eine Schulung in der Lebensmittelpersonalhygiene des Gesundheitsamtes absolviert wurde, die als Rote Karte bezeichnet wird. Bei einem professionellen externen Caterer ist davon auszugehen, dass er über die entsprechenden Genehmigungen, Bescheinigungen etc. verfügt. Hier ist es hilfreich, sich bei anderen Einrichtungen über Erfahrungen mit den verschiedenen Caterern auszutauschen. Dabei geht es zum einem um die Auswahl der Speisen, die Sortimentsbreite, Lieferzeiten, z.B. abends oder am Wochenende sowie die Nebenleistungen, wie Anlieferung von Gläsern, Tellern etc. In den meisten Fällen dürften aufgrund der Höhe des Betrags auch hier mehrere Angebote einzuholen sein, bzw. bei Großveranstaltungen sogar Ausschreibungen notwendig werden. Für ein präzises Angebot sollten vonseiten der Bibliothek folgende Angaben gemacht werden:

• Veranstaltungstag/e,
• Anzahl der Gäste,
• zeitlicher Ablauf (Bring- und Abholzeiten),
• Art der Speisen und Getränke,
• Anzahl benötigter Servicekräfte,
• Angaben zu möglicher Tischdekoration,
• erwartete Nebenleistungen (Gläser, Geschirr, Besteck, Kühlschränke)
• technische Rahmenbedingungen wie Strom- und Wasseranschlüsse.

Die Sicherheit hat bei Veranstaltungen die oberste Priorität. Üblicherweise gibt es in Kommunen und Hochschulen ein Referat für Bau- und Gebäudemanagement. Es ist u.a. auch verantwortlich für den Gebäudebetrieb und -unterhalt. Hierzu gehören u.a. technische Betriebsführung, Energieversorgung, Infrastruktur und Raummanagement, aber auch Umweltschutz und Arbeitssicherheit.

Den einen Königsweg zu einer sicheren Veranstaltung gibt es nicht, denn jede Veranstaltung und jedes Veranstaltungsformat birgt ein Risikopotenzial. Daher ist es essenziell, eine umfangreiche und koordinierte Abstimmung aller Akteur*innen einer Veranstaltung, einschließlich der öffentlichen Verwaltung, im Rahmen eines Sicherheitskonzepts zu realisieren. Nur so kann das Gefahrenpotenzial minimiert werden. Daher gilt es im Vorfeld

• die potenziellen Gefahren zu erkennen,
• die Gefährdungen zu analysieren und die Risiken abzuschätzen und zu bewerten,
• die künstlerische Freiheit ebenso zu berücksichtigen wie das Recht auf körperliche Unversehrtheit.

Da alle Veranstaltungen unterschiedlich sind, gilt es, ein Sicherheitskonzept aus Sicht der Prävention zu erstellen.

Wichtig ist aber, dass §10 des Arbeitsschutzgesetzes elementare Anweisungen und Informationen zum Thema Erste Hilfe, Brandschutz und anderen Notfallmaßnahmen enthält. Dieses Gesetz verpflichtet Arbeitgeber zum einen zur Einrichtung dieser Notfallmaßnahmen, zum anderen auch zur Bestimmung von Beschäftigten, die für diese Maßnahmen verantwortlich sind und dafür auch hinreichend geschult werden. Dementsprechend ist z.B. der*die Brandschutzhelfer*in in einem Betrieb Pflicht. So kann es auch sein, dass bei größeren Veranstaltungen mehrere Personen als Brandschutzhelfer*innen anwesend sein müssen. Ggf. müssen Bibliotheken zusätzliches Personal für Veranstaltungen ausbilden lassen.

In den Allgemeinen Richtlinien für die Vergabe von Räumen und Einrichtungen sind u.a. auch die Haftungsangelegenheiten dargelegt.

Bei Veranstaltungen geht es aber nicht nur um die eigentliche Sicherheit, sondern auch das Wohlempfinden der Besucher*innen. Beim Wohlbefinden werden folgende Dimensionen unterschieden:

• Behaglichkeit,
• Erträglichkeit,
• Lästigkeit und
• Unerträglichkeit.

Diese Behaglichkeit bezieht sich z.B. auf Temperatur, Lüftung, Geräuschpegel, Level of Service (Anzahl Personen pro Quadratmeter), Schwingungen etc. Diese Faktoren sind oft sehr ausschlaggebend für den Erfolg von Veranstaltungen.

Einen guten Überblick über das Thema Sicherheit liefert die Broschüre: „Die Sicherheit einer Veranstaltung. Eine Kultur der Verantwortung.“ der Arbeitsgruppe Veranstaltungssicherheit der TH Köln.

Für den Erfolg eines Events ist vor allem die Öffentlichkeitsarbeit und Werbung entscheidend, die im Vorfeld und begleitend dazu geleistet wird. Öffentlichkeitsarbeit und Werbung sollten in die Markenkommunikation eingebunden werden und Maßnahmen so terminiert und abgestimmt werden, dass Bekanntheit aufgebaut und das Interesse für die Veranstaltung geweckt wird. Die Entwicklung der PR-Strategie für die Veranstaltung sollte dabei verschiedene Kommunikationskanäle nutzen, die aufeinander bezogen sind.

Die Personalplanung bei Veranstaltungen und Events entscheidet maßgeblich mit über den Erfolg. Im Idealfall gibt es einen Dienstplan, der verbindlich ist, und folgende Bereiche für die Planung abdecken sollte:

• Planung und Organisation,
• Konzeptplanung und Programmkoordination,
• Kostenplanung und -controlling,
• Akquise der Künstler*innen, Akteur*innen und Referent*innen,
• Projektmanagement,
• Ausschreibungen, Rechte, Genehmigungen,
• Verwaltungstätigkeiten,
• Public Relations und Werbung: Erstellung, Verteilung, Sponsoring etc.
• Vorverkauf von Eintrittskarten etc.

Für die eigentliche Veranstaltungsdurchführung und die Nachbereitung bedarf es folgender Verantwortlichkeiten:

• Veranstaltungsleitung,
• Veranstaltungstechnik, Aufbau- und Abbauhelfer*innen,
• Catering: Koordination des Caterers, Organisation des Service-Personals,
• Einlasskontrolle,
• Garderobe,
• Betreuung von Künstler*innen, Akteur*innen, VIPs, Medien,
• IT,
• Sicherheitspersonal und Sanitäter*innen,
• Abbau und Entsorgung,
• Evaluation und Nachbereitung der Veranstaltung.

Wichtig ist, dass es ein Risikomanagement für größere Veranstaltungen gibt, das greift, wenn z.B. Künstler*innen oder Moderator*innen kurzfristig absagen, die Location oder der Caterer kurzfristig absagen, die Technik nicht funktioniert, die Bahn oder der ÖPNV streiken etc.

Es bietet sich an, in einer Risikomatrix – auch als Risikoportfolio oder Risiko-Map bezeichnet – die Wahrscheinlichkeit des Auftretens eines unerwünschten Ereignisses gegenüber dessen Auswirkung tabellarisch ins Verhältnis zu setzen.

Risikomatrix zum Download

Hier gilt üblicherweise das ALARP-Prinzip: As Low As Reasonably Practicable. Das bedeutet, dass das Schadensausmaß und die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos unter Berücksichtigung eines vertretbaren Aufwands (technisch und finanziell) so reduziert werden, dass ein maximaler Grad an Sicherheit gewährleistet wird. Risiken, die außerhalb dieses Bereichs liegen, sollten durch risikoverringernde Maßnahmen in den ALARP Bereich gebracht werden. Ist dies nicht möglich, dann gilt es abzuwägen, ob das Risiko trotzdem eingegangen werden kann und soll.

Eine der ersten Fragen, die sich die Bibliothek in der Planungsphase beantworten muss, ist: Wie hoch ist das Budget? Allerdings ist es komplex, das Budget für ein Event zu bestimmen. Trotzdem ist es wichtig, nicht mit der Planung eines Events zu beginnen, bevor nicht das Budget geklärt ist. Zu berücksichtigen sind alle oben beschriebenen Aspekte.

Die wichtigsten Kosten für ein Event sind das Catering, die audiovisuelle Ausrüstung, die Miete des Veranstaltungsortes sowie die Gage/das Honorar der Künstler*innen, Referent*innen etc. Zudem empfiehlt es sich, die einzelnen Kosten den zeitlichen Planungsabschnitten zuzurechnen und die gesamten bisherigen angefallenen Kosten im Zeitverlauf darzustellen. Das ermöglicht einen frühen Überblick über mögliche finanzielle Engpässe, und es kann entsprechend gegengesteuert werden.

Um ein bestimmtes Budget realisieren zu können, sollten Bibliotheken auch über mögliche Einnahmequellen nachdenken. Dazu gehören:

• Werbeeinnahmen,
• Sponsoring,
• Spenden,
• Fördermittel,
• Vermietung von Ausstellungsflächen und
• Anmelde-/Eintrittsgebühren.

Da die Budgetplanung so komplex ist, bedarf es bei Events auch eines besonders langen Vorlaufs, um nicht am Ende in eine Kostenfalle mit hohen Verbindlichkeiten zu geraten.

Arbeitsgruppe Veranstaltungssicherheit TH Köln: Die Sicherheit einer Veranstaltung. Eine Kultur der Verantwortung, 2017.